La organización diaria es necesaria, pero muy difícil de lograr. Conseguir finalizar las tareas más importantes del día con eficiencia y de forma completa puede requerir mucha energía, esfuerzo, y también algo de desesperación o frustración si no se enfocan correctamente. Además, podemos quedarnos agotados tras esa “hazaña”, y sin embargo el día no se habrá terminado, y tendremos más cosas que hacer.
Para conseguir hacer las cosas existen las metodologías GTD, que en inglés significa “Getting Things Done”. Así de sencillo. Para unos, una hoja de papel y un lápiz basta para organizar sus tareas por prioridades y complejidad; otros necesitan unas pocas apps, temporizadores, motivación extra y algo de suerte. Depende de cada uno, pero hoy vamos a ver las formas de organizar nuestras tareas para conseguir sacar adelante las más importantes.
Las distracciones están a la orden del día. Si trabajamos con ordenadores esto es más evidente, y si además de ello, trabajamos en casa, estaremos sujetos a muchas presiones por parte de las redes sociales, los vídeojuegos, la TV, el sol en la terraza… La disciplina es fundamental, y si conseguimos preparar el terreno de trabajo antes de que comience la jornada, habremos adelantado mucho.
Cómo conseguir terminar las tareas importantes con comodidad
- Prepara la hoja de ruta de tu día la noche anterior: qué vas a hacer, qué es lo más importante, qué tareas tienen plazo.
- Hay que empezar el día despejado, descansado y en forma: un buen desayuno ayuda a tener energías, y nos permite atacar a fondo las tareas más difíciles, pesadas o desmotivantes.
- Afronta las distracciones: una llamada de teléfono, un email urgente (de verdad). Has de estar preparado para que nadie te “chafe” el día..
- Los ladrones de tiempo son tu peor enemigo. Refrescar la bandeja de entrada del email, consultar las redes sociales todo el tiempo, la mensajería instantánea o las distracciones personales. Sé inflexible y no pierdas la concentración.
- El descanso es nuestro aliado. Pausas periódicas de corta duración entre tareas nos hace rendir más y mejor.
- Pon fin a la jornada. El trabajo nunca termina, y menos si no trabajas en una oficina, así que aprende a cerrar el día en cuanto termines con lo programado, y no aceptes una nueva tarea (a menos que sea urgente de verdad, o algo excepcional). La mejor manera de terminar el día es planificar el siguiente (punto 1).
- Cada cierto tiempo revisa con espíritu crítico lo que haces y cómo lo haces. ¿Te funciona o cambiarías algo? Si es así, hazlo y mejora.
Existen decenas de métodos y ayudas para ser más productivos, desde la técnica Pomodoro, pasando por el lápiz y papel clásico (con una lista ordenada de tareas), aplicaciones para iPhone o Android, o el buen uso de la música. Sea como sea, todo va a comenzar con la firme decisión de mantener la disciplina y llevar el trabajo a buen puerto. ¿Estás listo?
Foto | Jussi Linkola
