A muchos de nosotros cada vez nos es más difícil mantener nuestros buzones de correo electrónico actualizados y correctamente organizados. Un mal hábito en la gestión de esta útil herramienta puede llegar a convertirse en un auténtico quebradero de cabeza.
Según cómo gestionemos nuestra bandeja de entrada, dependerá que la veamos como una aliada capaz de transmitir velozmente nuestras comunicaciones o como una obsesión que nos recuerda constantemente “en negrita” lo que aún tenemos pendiente.
Para evitarlo, basta con seguir una serie de sencillas pautas para mejorar la gestión del correo electrónico que nos ayuden no solo a redactar mensajes eficaces sino también a proteger la información confidencial.
Gestión del correo electrónico
Antes de enviar de forma indiscriminada información a multitud de destinatarios, es recomendable hacer un pequeño esfuerzo y valorar cuidadosamente si de verdad es necesario que todos ellos reciban esa información.
Del mismo modo, para evitar que la gestión del correo dé lugar a constantes interrupciones, conveniente configurar las alertas de forma que no distraigan nuestra atención. De esta manera podremos acotar momentos en la jornada laboral para comprobar si han entrado nuevos mensajes. Para ello, se recomienda aplicar “la regla de los dos minutos”: hacerlo en ese espacio de tiempo si es posible y si no, buscar otro momento adecuado para ello.
Otras medidas eficaces medidas son: agrupar los mensajes por conversación y leer siempre el más actual, activar el asistente de fuera de la oficina en caso de ausencia y evitar que el programa se convierta en nuestro archivo personal de documentos.
Cómo redactar un correo de forma eficaz
A la hora de escribir un correo electrónico, la claridad y brevedad nos ayudarán a ahorrar tiempo a todos. La idea principal se debe reflejar en el asunto y en el cuerpo del mensaje es importante que cuidemos la redacción ya que influye directamente en nuestra imagen por lo que se recomienda utilizar un lenguaje correcto, revisar bien los textos y emplear siempre el corrector ortográfico.
Finalmente, también es importante, marcar como urgentes solo aquellos mensajes que realmente lo sean y tener en cuenta que, a veces, una llamada telefónica es mucho más eficaz que cualquier correo urgente.
Pautas para la seguridad y confidencialidad de la información
Llegados a este punto, lo mejor es extremar la prudencia. ¿Cómo? Comprimiendo y asignando contraseñas a los archivos que contengan información confidencial, revisando minuciosamente los contenidos y fragmentando los envíos para evitar que los miembros de un grupo reciban información que no les competa.
Si quieres saber más sobre cómo gestionar de forma eficaz tu correo electrónico, no te pierdas este decálogo con consejos útiles a tener en cuenta.
