Siempre tenemos tiempo si lo usamos bien

1 Publicado en Innovación

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La gestión del correo electrónico, la organización y participación en reuniones, la capacidad para priorizar y programar tareas, son ámbitos en los que es posible mejorar, algo que resulta básico para alcanzar nuestras metas y objetivos, tanto en el ámbito laboral como en el personal.

Nuestra capacidad para ser productivos y eficientes en el trabajo está determinada en gran parte por una buena gestión de nuestro tiempo. El tiempo es el mismo para todos, nuestra capacidad para gestionarlo es la diferencia.

Para ayudar a conseguir una óptima gestión de nuestro tiempo, estos son algunos consejos:
1. Acostúmbrate a priorizar: al inicio de la jornada es importante dedicar unos minutos a planificar el trabajo diario, enumerar las tareas que se van a abordar, el tiempo aproximado que requieren y asignar un orden de importancia a cada una de ellas.
2. Cada vez que se produce una interrupción tardamos aproximadamente 10 minutos en recobrar completamente la concentración en la tarea interrumpida. Por ello, las interrupciones (ladrones de tiempo) son el mayor enemigo de nuestra productividad. Respeta el tiempo de tus compañeros y exige que ellos respeten el tuyo.
3. Antes de ir a visitar a un compañero o colaborador, confirma que este te puede atender. Puedes llamarle o enviarle un correo previamente, de esta manera evitarás malgastar su tiempo y el tuyo.
4. Intenta no trabajar en varias tareas a la vez (multitarea). Aunque puede parecer que si trabajamos en varias tareas a la vez somos más eficaces, es justo lo contrario, para ser productivos tenemos que dedicar a cada cosa el tiempo y la atención que requiere.
5. Establece momentos determinados de la jornada para gestionar tu correo electrónico. Evita revisar constantemente la bandeja de entrada.
6. Antes de enviar una convocatoria de reunión, analiza si es realmente necesaria o se puede sustituir por una llamada o correo electrónico.

¿Planificar o improvisar?

Tal y como se indica en el punto número 1 de los consejos básicos, es recomendable dedicar unos minutos a planificar el trabajo diario y ordenarlo según la importancia de las tareas, ya que así mejorará tu eficiencia y conseguirás tus objetivos más fácilmente.

Durante la jornada laboral nos encontramos con distintas tareas que debemos afrontar, pero ¿son todas igual de importantes e igual de urgentes? Sabemos que no y, aun así, es bastante habitual hacer las actividades diarias según van surgiendo. Esto genera la sensación de trabajar improvisando y puede provocar, además, que releguemos tareas de mayor importancia.

Para evitar esta forma de trabajar, que genera una carga de estrés innecesaria y nos aleja de nuestros objetivos, es recomendable planificar nuestra jornada, priorizando aquellas tareas en las que vamos a invertir más tiempo para obtener el mejor rendimiento posible. Debemos analizar cada una de las tareas pendientes, así como las que surjan a lo largo del día, basándonos en dos criterios: su importancia, que será mayor o menor según la repercusión que tenga para el logro de los objetivos, y su urgencia, que se medirá por el tiempo del que disponemos hasta que la tarea deba estar finalizada.

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Una respuesta a Siempre tenemos tiempo si lo usamos bien

  1. Luis dijo:

    Sin querer despreciar el resto de los argumentos, la referencia a la “multitarea” como enemigo de la “eficiencia” en el trabajo se merece un Post de por si. Tanta llamada y correo electrónico nos hace distraernos a todos terriblemente. Como ejemplo pondría el mes de agosto en el que las interacciones entre compañeros baja a mínimos (normal, la mayoría está de vacaciones), pero que percibo como el momento más eficaz del año.

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