Modelos de organización para conseguir finalizar tus tareas más importantes

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Pomodoro_dcha La organización diaria es necesaria, pero muy difícil de lograr. Conseguir finalizar las tareas más importantes del día con eficiencia y de forma completa puede requerir mucha energía, esfuerzo, y también algo de desesperación o frustración si no se enfocan correctamente. Además, podemos quedarnos agotados tras esa “hazaña”, y sin embargo el día no se habrá terminado, y tendremos más cosas que hacer.

Para conseguir hacer las cosas existen las metodologías GTD, que en inglés significa “Getting Things Done”. Así de sencillo. Para unos, una hoja de papel y un lápiz basta para organizar sus tareas por prioridades y complejidad; otros necesitan unas pocas apps, temporizadores, motivación extra y algo de suerte. Depende de cada uno, pero hoy vamos a ver las formas de organizar nuestras tareas para conseguir sacar adelante las más importantes.

Las distracciones están a la orden del día. Si trabajamos con ordenadores esto es más evidente, y si además de ello, trabajamos en casa, estaremos sujetos a muchas presiones por parte de las redes sociales, los vídeojuegos, la TV, el sol en la terraza… La disciplina es fundamental, y si conseguimos preparar el terreno de trabajo antes de que comience la jornada, habremos adelantado mucho.

Cómo conseguir terminar las tareas importantes con comodidad

  1. Prepara la hoja de ruta de tu día la noche anterior: qué vas a hacer, qué es lo más importante, qué tareas tienen plazo.
  2. Hay que empezar el día despejado, descansado y en forma: un buen desayuno ayuda a tener energías, y nos permite atacar a fondo las tareas más difíciles, pesadas o desmotivantes.
  3. Afronta las distracciones: una llamada de teléfono, un email urgente (de verdad). Has de estar preparado para que nadie te “chafe” el día..
  4. Los ladrones de tiempo son tu peor enemigo. Refrescar la bandeja de entrada del email, consultar las redes sociales todo el tiempo, la mensajería instantánea o las distracciones personales. Sé inflexible y no pierdas la concentración.
  5. El descanso es nuestro aliado. Pausas periódicas de corta duración entre tareas nos hace rendir más y mejor.
  6. Pon fin a la jornada. El trabajo nunca termina, y menos si no trabajas en una oficina, así que aprende a cerrar el día en cuanto termines con lo programado, y no aceptes una nueva tarea (a menos que sea urgente de verdad, o algo excepcional). La mejor manera de terminar el día es planificar el siguiente (punto 1).
  7. Cada cierto tiempo revisa con espíritu crítico lo que haces y cómo lo haces. ¿Te funciona o cambiarías algo? Si es así, hazlo y mejora.

Existen decenas de métodos y ayudas para ser más productivos, desde la técnica Pomodoro, pasando por el lápiz y papel clásico (con una lista ordenada de tareas), aplicaciones para iPhone o Android, o el buen uso de la música. Sea como sea, todo va a comenzar con la firme decisión de mantener la disciplina y llevar el trabajo a buen puerto. ¿Estás listo?

Foto | Jussi Linkola

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